最佳文件管理方案-Asta Document Server

文件管理系統(DMS)可協助企業更高效地管理企業知識的整個生命週期,包括建立、修改、版本控制、審批程序、儲存、查詢和反覆使用,保證文件安全的同時降低成本。市場研究機構Technavio預測,到2019年,全球文件管理系統市場將有14.28%的年複合增長率。企業每天都需要處理大量紙張文件,除費時去尋找外,更需要增加營運成本來租用空間或購買文件櫃來保存。如人事部的人事檔案 (P-File)、請假流程、績效評核,財務部的報銷、發票、採購單,行政部的出差申請審批、往來文件等,都需要利用文件管理系統來管理。文件管理系統同時需要支援多種文件類型,包括書信、大幅面的設計圖則、效果圖、施工圖、標書及電郵等。20160422_Asta Document Server HTML5 UI

得獎方案

多功能文件管理方案 Asta Document Server 新HTML 5.0的文件管理系統,其Web 2.0的操作界面,提供類似Gmail的標籤分類技術,並設有文件管理、郵件管理、傳真管理、中英文內文全文檢索、彈性欄位搜尋、MS Office軟體整合等功能,同時可整合多個品牌的多功能網路掃瞄器和傳統掃瞄器,也可將掃瞄的文件直接傳送至指定資料夾(Scan to Folder)或直接發送到某個電子郵件地址 (Scan to email)。Asta Document Server擁有自動文件分類及辨識模組,可自動把文件歸類並擷取檔案上的資料,並儲存於數碼索引系統上,大大減輕員工的工作量。

20160422_ QR

得獎原因

技術創新

1、自動 Barcode 文件分類

根據文件上的Barcode識別,自動將文件分類及儲存到指定文件夾。Asta Document Server 只要通過瀏覽器,就能直接進行掃瞄工作。「例如要掃瞄一疊發票,只要在掃瞄前加上一張印有代表發票的QR碼首頁,系統便會將掃瞄結果,直接儲存到預先指定的資料夾。系統還可以自動將已掃描的文件同時電郵及傳送到指定帳戶與文件夾,大大簡化文件分類存檔過程。不但可免除人手將文件分流的時間,也確保了文件不會被錯誤地分類。」Asta Systems Limited 技術總監Dio Lam說。「上載文件時,系統可將文件伺服器映射為WebDAV或FTP,掛載成檔案伺服器的共享目錄。由於WebDAV 和FTP都是業界標準技術,基本上可整合任何品牌的多功能網路掃瞄器,甚至傳統掃瞄器。

2、符合國際 Compliance 標準

新增文件時,用戶可自行加入屬性,日後利用該屬性尋找文件。對於發票、收據、報價單等常用文件,也可沿用系統預先定義屬性,以決定是否許可瀏覽、儲存及藉郵件發送。Asta Document Server 可在文件建立連結和加入圖層,可像在普通紙張上加上注釋、底線、圓圈,亦可為文件加入 Draft、Copy、Sample等水印。權限設置、密碼保護、IP及硬體位址限制,都為文件安全提供有力支援,符合ISO及21 CFR Part 11的文件要求。「21 CFR Part 11即美國聯邦法規21章第11條,是美國食品及藥物管理局制定的標準,要求使電子記錄無法竄改、造假或輕易複製。」Dio Lam 說。Asta Document Server 可配合不同系統和模組,其應用程式接口(API),可讓供應商及客戶,為文件加入產品生命週期管理(PLM)、專案管理、企業資源管理、會計、人事等系統的各式文件檔案中。

3、電子郵件分類歸檔

「很多企業都沒有把電子郵件歸檔的習慣,有需要時才從郵件中找出資料。藉 Asta Document Server的歸檔功能,郵件可根據事前定義的關鍵字、郵件主題和發送對像等自動分類,除支援自建的郵件伺服器外,也支援Gmail等雲端郵件服務。Microsoft Outlook專用插件,可把郵件直接儲存在文件管理系統。」Dio Lam 說。

4、在線修改 MS Office文件格式

直接在瀏覽器修改MS Office文件,並儲存回文件管理伺服器,自動儲存為新版本。

5、文件權限控制

文 件 權 限 控 制 (Document Right Management)多種文件權限設定,容許文件設定為只許線上瀏覽,不許列印或下載或 Print Screen,防止機密文件外洩。

6、手機端的 Mobile APPS

隨著 iPhone、iPad 和 Android Mobile 設備的普及,Asta Document Server 更提供針對這些平台上的專用 Apps,幫助使用者在智能電話和平板電腦上進行文件管理工作,令文件管理擴展至流動應用層面。

商業效益

1、自由選擇部署方式

Asta Document Server 可部署在雲端,從而節省購買和伺服器硬體的費用,更加不用花費人力和時間維護硬體正常運作,以5名用戶企業為例,只要支付HK$1,000月費馬上可以使用,更可付費追加硬碟空間。不想雲端服務,也可選擇安裝在自家的數據中心。「大企業為了符合審計上的要求,要將伺服器遷移到雲端並不容易,這時便可改用安裝版本。Asta Document Server 採用 Java 語言開發,可在 Linux、Mac OS X 和Windows 上安裝。」Dio Lam 說。

20160422_MS Office

2、在任何地點都可辦公

部署在雲端上的Asta Document Server,可方便員工在任何地點辦公,選擇將系統部署在本地伺服器時,Asta Document Server也支援兩個分區地點資料同步,尤其是中港兩地設置辦事處的公司,總公司伺服器可以跟分部辦事處伺服器的資料更新和同步,加快協作性和可用性。隨著 iPhone、iPad 和 Android設備的普及,Asta Document Server 更提供針對這些平台上的專用 Apps,幫助使用者在智能電話和平板電腦上進行文件管理工作,令文件管理擴展至流動應用層面。

20160422_Asta Document Server

客戶評價

會計師樓、律師事務及保險公司等客戶主要集中在租金昂貴的商業中心區,存放文件的成本甚高,文件電子化帶來的效用將更加明顯。貿易公司方面,由於報關、單據等紙張文件甚多,以從事出入口業務、只有十數名員工的客戶為例,採用 Asta Document Server後,可減少接近八成的成本。其客戶包括多個超過500名員工的政府機構,大學,醫院、製造業和會計師樓。客戶使用 Asta Document Server 來管理辦公文件,確保文件安全,每天都會不斷更新內部資訊流,使得日常行政工作效率更高。

Asta Systems Ltd.
網址:http://www.astasys.com
電話:+852 2528 2568
電子郵件:[email protected]

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